商业伙伴、家人、朋友和不幸的恋人之间首选通信方式的日子已经一去不复返了。邮寄信件在很大程度上已经是过去的事了，但环顾你的现代生活方式，你会发现文字艺术远未消亡。很有可能你花你的个人和职业生活的很大一部分通过短信或电子邮件交流,还有场景,呼吁传统格式的信(即使你更有可能把它通过万维网比你拍一个邮票)。沟通对于每一次交流都是至关重要的，无论你写情书还是辞职信，知道如何在书面通信中表达正确的语气都是一项重要的技能。为了帮助你在正确的轨道上，我们整理了这个指南，告诉你如何在任何情况下写信。
定义您的目的和观众
在你能放笔在纸上- - - - - -或者更确切地说,指尖到键盘-花点时间想想你到底想通过这封信完成什么。你和老板说话的方式和你的另一半说话的方式不一样，所以你写信给他们的方式也不一样。在你开始写作之前，通过问自己几个简单的问题来收集你的想法:
我在给谁写信?
你认识你要写信的人吗?还是这是你第一次和他们交流?我们越熟悉彼此，交流的方式自然就会改变，所以在开始写信之前，一定要评估一下你和对方的关系。这将帮助你避免在这种情况下显得太随意或太简洁。
我想要完成什么?
你是在跟进一份工作面试还是在给家人写信度假?就像你和收信人的关系很重要一样，你写信的背景也很重要。你应该始终保持专业的交流，即使你和你的同事或商业伙伴只是朋友。把专业沟通看作是你的整体职业形象．在您的LinkedIn个人资料中，您不会在会计部门到您的伙计伙伴，您不希望将懒惰，原油或过度休闲的电子邮件发送到您的LinkedIn个人资料中，因此您应该不希望它在发件箱中。对面也是如此;如果你正在写一个谢谢你的甜蜜小游戏游戏，你想要做的最后一件事就像你在开展商务会议一样。当你起草你的来信并把自己放在收件人的鞋子上，让你的目标记住。
我有我需要沟通的所有信息吗?
这在商务交流中尤为重要。我们大多数人都收到过一长串的后续邮件，因为发件人在发送之前没有把所有的事实都整理好。不要做那种只发一封邮件就发五封邮件的人。这种杂乱无章、意识流式的电子邮件礼仪，往好了说是令人恼火，往坏了说是彻头彻尾的困惑和不专业。如果你有很多重要的信息需要用书面形式传达，那就把你需要传达的所有信息快速地列出来，这样你就可以确保在发送之前你已经涵盖了所有信息。
花时间格式化
格式化在正式通信中是至关重要的，无论是在逻辑上展示自己并逻辑传达信息。当我们与企业，组织或同事沟通时，我们倾向于以更快的步伐工作，因为这些通信在有限时间内发生。因此，重要的是，您可以快速和清楚地实现您的观点 - 格式化更容易。
如何写一封专业信函
求职信;辞职信;参考信;推荐信，兴趣或意图等。
即使你自己没有写过正式信函，你可能也很熟悉标准的信函布局。大多数企业和组织都采用这种格式，因为它易于识别和扫描。正式信函模板随处可见，并且包含在大多数文字处理程序中。您还可以选择从头创建自己的字母模板或自定义字母模板以重复使用。在写正式信函时，要记住以下几点:
1.使用标题。If you’re sending an internal email to a co-worker or team member, addressing them by their first name is most likely fine, but when you’re communicating with a business, organization, or professional contact outside of or higher up in your company, you should never address them by their first name only.
2.避免非正式的问候。以“Dear…”(不要用“Hi”、“Hello”或其他类似的问候语)开头，加上收件人的头衔、全名或姓(例如:“Dear John Smith先生”或“Dear Johnson博士”)。如果你在你要写信的公司里还没有联系人，你可以去网站上看看是否能找到相关人员的名字和头衔。如果你找不到一个人的名字，把它寄给相应的部门或团队(例如，“亲爱的手册员工”，或“亲爱的编辑团队”)。如果你实在无法确定要寄给什么人或部门，你可以使用“致相关人员”，但要注意，这可能意味着你的信一旦到达，就必须寄给正确的人，这可能会导致延迟回复。
3.包括日期。如果你的信将会包含在电子邮件,你的邮件客户端将邮票用的日期和时间,但如果你发送你的信作为一个附件或通过邮件,包括顶部的日期将会帮助你和收信人跟踪后续的好时机。
4.让您轻松联系您。确保你提供了你的名字(开头和结尾，包括你喜欢的职位)和联系信息。如果你发送的是实体信函或格式化信函的电子副本，在顶部写上你的地址和电话号码，以便收件人能够立即获取。发邮件的时候，你可能觉得只写发件人的邮箱地址就够了，但事实上，你根本不知道收件人会如何跟进。创建一个专业的电子邮件签名，包括你的电话号码，地址，和任何相关的社交网络资料，让你感到舒服的联系。
5.使用正式的语言。除了显而易见的咒骂或过于休闲语言，这也意味着不使用收缩（即，“我不会在本季度的会议上”而不是“我不会在那里”）。
6.不要把开场白埋了。专业沟通需要效率，因此确保尽快到您的信件的主要点。最好让你的来信是一个简洁的半页，而不是试图将它伸出到带有填充物的完整页面。
7.校对，再校对．像Microsoft Word这样的程序有内置拼写和语法检查，并且这些方法应该始终是您的第一次通过校对。通常，他们甚至会为您的来信提供更多简明和直接的建议，在编写正式信时，这是一个巨大的帮助。还有在线工具语法这可以帮助您使用初始校对。不过，不要通过拼写检查停止;您还应该以自己的整体阅读您的信件以检查错误。Pro提示：大声朗读你的来信或者向后读取（从最后一句话到第一个字）来帮助您捕获错别或奇怪的措辞。如果它是最重要的事情，也可以获得一组第二组眼睛。
8.要友善，但要专业。你当然不想以友好的“爱情ya！”向客户结束一封信。但这并不意味着你需要冷和无菌。仔细结束您的信（以字圈中已知为a告别演说）就像“亲切，”“谢谢你的时间，”恭敬地你的“或”祝福“或”祝福“在没有穿过任何线路的情况下向信添加温暖。
9.类型。在当今世界，这是没有办法避免的:如果你手写一封正式的商业信函，你会看起来很不专业。打印信封也比手写地址好。
10.抵制获得创意的冲动。不要试图用古怪的颜色或花哨的字体来装饰你的信。我们很高兴你觉得自己很有艺术气质，但通常不适合写专业信件。坚持标准，比如时报新罗马字体和普通的旧黑白字体。
如何撰写个人信件
情书、感谢信、道歉信等等。
个人信件是你可以伸展一下翅膀的地方，并让那些创意果汁流动。尽管特别的接触可能会受到赞赏在个人信件中，您应该记住一些指导方针。
1.不要太简短。你不会想要没完没了地漫谈三页，直到你的信息的核心，但在私人信件中加入随意的交谈是很好的，向收件人表明你花了额外的时间与他们联系。如果你有一段时间没有和收信人说话了，让他们了解你的生活，问问他们的生活。如果你要感谢他们做的某件事，多写几句话，详细说明这对你来说意味着什么。根据上下文的不同，在信中加点幽默也不错。
2.使用随意的问候。就像给你的老板写信用“Yo Ted”开头会很奇怪一样，给你妈妈写信用“Dear Mrs. Carol Jackson”也会很奇怪。在私人信函中称呼收信人的名字是非常合适的——如果你们关系特别亲密的话，甚至可以用昵称——以更随意的问候开始，比如“Hi”，而不是你在职业交流中应该使用的“Dear”。
3.拥抱创造力而不牺牲可读性．那些你在上一封商业信函中无法使用的时髦字体和醒目的调色板，可能会在你的私人信函中找到用得着的地方。如果你不想把你的求职信变成一堆晦涩难懂的文字和让人眼花缭乱的颜色，那么你完全可以摆脱你刻板的职业形象，享受更多的乐趣。如果你是通过普通信件发送信件，如果你的笔迹没有被科技所侵蚀，那么用老式的方式写不失为一种不错的方式。
在似乎每个人都希望在任何扩展的沟通中发送三字发短信，起草一封信可以感到令人生畏甚至恐吓。但是，如果您遵循这些指南，您的信件将在任何情况下进行。
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